Gestión Documental

Axentria® DM gestiona de forma estructurada y desestructurada la información documental de la empresa, a partir de documentos físicos o archivos electrónicos.

Aporta interfaces sencillas para la captura y gestión de documentos electrónicos, en un entorno seguro y controlado, que le permitirá a su organización acceder y compartir de forma instantánea, el conocimiento almacenado en documentos.

Tanto para documentos físicos como electrónicos, Axentria® provee las capacidades para clasificarlos e ingresarlos de forma sencilla y rápida; sea desde las interfaces de digitalización, importación o simplemente guardando los documentos directamente en Axentria® desde cualquier aplicación.

Desde las interfaces del sistema o mediante los módulos de integración, los documentos se encuentran a disposición de los usuarios, quienes podrán visualizar, editar, crear nuevas versiones, exportar y ejecutar, entre otras posibilidades.

Ventajas y Beneficios

Mayor Eficiencia
  •   Acceso inmediato a los documentos.
  •   Control de las operaciones realizadas sobre documentos.
  •   Resuelve búsquedas mediante índices, propiedades, exploración por carpetas, o contextuales.
  •   Comparte documentos con otros usuarios de forma sencilla y eficiente.
  •   Centraliza la información simplificando respaldo y recupero.
  •   Estandarización y almacenamiento consistente de la información.
  •   Una única interfaz para toda la documentación independientemente de su formato u origen.
Ahorro
  •   En recursos de almacenamiento y respaldo, evitando la duplicación.
  •   Disminución de impresiones y fotocopiado sustituyéndola por documentos digitales.
  •   Disminución del costo de mantenimiento y actualización de la información.
  •   Utilización de sistemas de respaldo secundarios económicos como CD, DVD y más.
Seguridad
  •   Múltiples niveles de acceso al sistema y la información.
  •   Configuración de Grupos y Roles de Usuarios.
  •   Soporte de documentos firmados digitalmente.
  •   Monitoreo y auditoría de los eventos del sistema y las acciones de los usuarios.

Funciones Principales

Ingreso de documentos

Importación
Las capacidades de importación de Axentria® cubren la posibilidad de agregar indexación manual, indexación previamente definida o también importar grandes volúmenes de documentos previamente indexados.


Escaneo
Digitalización de imágenes utilizando interface TWAIN, pudiendo clasificarlos e indexarlos por tipo de documento.


Nuevos documentos
Axentria® permite guardar documentos desde cualquier aplicación, como si fuera una carpeta de su sistema operativo, pudiendo definir la indexación y la ubicación en la estructura de gabinetes y carpetas de Axentria® DM.

Búsqueda y recuperación

Los múltiples y potentes métodos de búsqueda permiten recuperar documentos utilizando tanto su ubicación en carpetas, sus propiedades, su clasificación en tipos de documentos, a partir del texto contenido en los documentos o componer búsquedas complejas utilizando comodines y operadores booleanos.

Edición

Los usuarios pueden, según sus permisos, editar o visualizar documentos para su modificación, permitiendo mantener distintas versiones de un mismo tipo de documento mediante Check in – Check out.

Nuevos documentos creados o editados en su correspondiente aplicación fuera de Axentria®, pueden ser importados o guardados directamente como una carpeta de sistema.

Integración

La integración con otros sistemas es parte esencial de la arquitectura de Axentria®, siendo accesible desde módulos específicos para digitalización y consulta o interactuando directamente a través de web services.

Es posible también, utilizar la información existente en estos sistemas para realizar controles de existencia de documentación, obtener datos de indexación o realizar validaciones.

Salida

Las distintas posibilidades para compartir documentos fuera del sistema incluyen: exportación, envío por email, impresión o la generación de medios auto contenidos, donde junto a los documentos se distribuye una versión portable de Axentria® que permite realizar búsquedas.

Administración y seguridad

Desde la interfaz de administración, es posible configurar las diferentes posibilidades del sistema y delegar determinados roles de administración.

Todas las actividades de los usuarios en el sistema dejan registros de auditoría. La interfaz de administración cuenta con capacidades de búsqueda que permiten ubicar los sucesos de interés y también exportarlos para su almacenamiento o para análisis externo.

Todos los documentos en el sistema pueden ser protegidos de adulteraciones por el uso de firma electrónica. Esta opción alerta a los usuarios cuando existe un documento cuya firma no verifica al momento de ser recuperado.

Gestión electrónica de documentos

Conozca cómo axentria puede ayudarle a gestionar de forma eficiente sus documentos


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