Es un módulo completamente integrado en la suite de programas Microsoft Office®, que le permitirá al usuario gestionar de forma integrada las operaciones de edición y salvado de documentos directamente en gestor documental de Axentria, desde el mismo entorno de trabajo.

Su interfaz simple e intuitiva, permite al usuario realizar múltiples operaciones como guardar nuevos documentos, borradores, copias, guardar en estado Check-out, realizar Check-in, indexar nuevos documentos en Axentria, abrir el gestor documental, consultar ayuda y cerrar su sesión de Axentria.

La integración con la suite de programas Microsoft Office®, es compatible a partir de la versión 2000 inclusive.

Principales beneficios de la
Integración con Office®

• Reducción de tiempo en la gestión documental, facilitando un rápido ingreso del documento Office® en desarrollo, al gestor documental.
  
• Mantener al usuario dentro del mismo ambiente, con interfaces que le son familiares.
  
• Solicitud automática de los datos de indexación de un documento nuevo.
  
• Realizar búsquedas en el repositorio documental, mediante la facilidad de iniciar sesión automáticamente en Axentria DMP.
  
• Permite manejar de forma electrónica toda la documentación requerida, obteniendo una solución completamente Paperles.
  

Nuevo módulo que incorpora la funcionalidad de publicación automática, utilizado principalmente para automatizar todo el proceso de formularios con Axentria PF, en escenarios donde:

• El escaneo se realiza por fuera de Axentria PF, a través de equipos multifuncionales.
  
• Se utiliza el módulo de Importación Automática de Axentria para importar los documentos de forma automatizada.
  
• Y donde el reconocimiento es con código de barras, no siendo necesaria la verificación manual de los datos reconocidos por el motor.
  

Caso
Su empresa desea digitalizar los documentos impresos hasta la fecha y necesita digitalizar los documentos que son generados diariamente, como formularios de solicitudes de servicio con campos pre-definidos, código de barra y número de solicitud pre-impreso.

Solución
Concebida como una herramienta que permite recuperar la información contenida en papel, Axentria PF captura y procesa la información proveniente de documentos físicos y la hace accesible para su utilización en el gestor documental Axentria DM o en sistemas pre-existentes.

Utilizando tecnologías de reconocimiento ICR, OCR, OMR o BCR, se logra automatizar el proceso de captura de datos e indexación, obteniendo como resultado, información de mayor calidad en menor tiempo.

Ventajas

• Automatización del proceso de digitalización de documentos.
  
• Mejor calidad de la información obtenida.
  
• El uso de imágenes evita el manejo de documentos físicos, mitigando riesgos y demoras.
  
• Hace accesible la información digitalizada mediante el gestor documental Axentria DM.
  
• Facilita el reconocimiento de documentos con escritura manuscrita, impresa y códigos de barras.
  
• Permite la corrección manual de campos digitalizados.

Caso
La actividad comercial diaria, genera distintos tipos de documentos impresos y electrónicos, los cuales deben ser utilizados por distintas personas, pero éstos no están organizados y no pueden ser rápidamente consultados, obteniendo como resultado un caos documental desorganizado, que multiplica las tareas y genera pérdida de tiempo en su búsqueda.

Solución
Axentria DM es un sistema de gestión documental orientado a gestionar documentos de forma estructurada como no estructurada de forma eficiente y segura.

Con Axentria DM podrá alcanzar importantes logros en términos de eficiencia y productividad al mejorar el acceso a la información y documentos, en los puntos de toma de decisión de sus procesos.
Desde una plataforma de trabajo con interfaces de usuario simples, es posible compartir información, en un ambiente seguro, donde los participantes de la organización podrán: Ingresar, Almacenar, Editar y Actualizar documentos e información.

Ventajas

• Mayor seguridad, controlando los permisos de acceso a los documentos alojados en el repositorio documental.
  
• Facilita la búsqueda y recuperación de los documentos mediante el uso de índices o palabras contenidas en los documentos para realizar las consultas.
  
• Evita las restricciones generadas por los archivos documentales físicos, al permitir múltiples accesos para la consulta.
  
• Preserva la información ante el riesgo de deterioro, pérdida o su duplicación.
  
• Reduce costos operativos y permite ofrecer a sus clientes, nuevos y mejores servicios, reforzando la imagen comercial de la empresa.
  
• Transforma las tareas personales en tareas colaborativas, obteniendo mayor eficiencia.
  
• Permite el ordenamiento estructurado y eficiente de distintos tipos de documentos.

Caso
Distintos procesos comerciales se llevan a cabo diariamente, los cuales requieren con frecuencia que distintos sectores interactúen y compartan en repetidas oportunidades la información correspondiente para que el resultado del proceso sea el correcto como por ejemplo en procesos de compra y pago a proveedores.

Solución
Axentria WF es una herramienta que le permitirá administrar, modelar, automatizar y analizar los procesos de negocios de forma ágil y eficiente.

Se caracteriza por su versatilidad, al permitir el diseño de formularios y definición de procesos que podrán ser aplicados en forma parcial o total dentro de la organización.

Las asignaciones de tareas se realizan automáticamente dentro del flujo de trabajo, a la vez que los usuarios disponen de una única interfaz con la cual necesitarán interactuar.

Ventajas

• Alta productividad al automatizar la distribución de tareas.
  
• Flexibilidad, rápida respuesta a necesidades y cambios en procesos.
  
• Posibilidad de generar reportes a informes, obteniendo métricas de negocio.
  
• Incumbencia, garantiza que la información esté disponible en tiempo y forma, para aquellos usuarios que la necesiten.
  
• Control de tiempo y costos, a través de la posibilidad de realizar seguimientos pormenorizados y obtener alertas en demoras de procesos.

Caso
Actualmente muchas empresas desarrollan su actividad comercial de forma descentralizada en distintos puntos geográficos, con la necesidad imperante de compartir en tiempo real, documentación de vital importancia para llevar adelante exitosamente su gestión comercial, sin verse perjudicada su capacidad de respuesta y eficiencia operacional, evitando demoras y mitigando errores.

Solución
Axentria MFP es un módulo que permite la operación integrada de equipos multifunción, con los distintos módulos de Axentria.

Esta forma de integración le permitirá resolver directamente a través de los paneles de los equipos MFP, las operaciones de digitalización, indexación y envío de los documentos, ya sea para su participación en un flujo de trabajo en Axentria WF, para su almacenamiento en el gestor documenta Axentria DM, o su procesamiento en Axentria PF.

El uso de Axentria MFP ofrece una forma rápida e intuitiva de digitalizar documentos y categorizarlos en forma simultánea, simplificando la operativa normal de digitalización al ser realizada desde el propio equipo multifunción.

Ventajas

• Indexado de los documentos en el momento del escaneo, controlando índices obligatorios por cada tipo definido.
  
• Brinda la posibilidad de realizar un procesamiento a medida, antes de ingresar los documentos tanto a Axentria DM, Axentria PF como a Axentria WF, ajustando los documentos a las necesidades.
  
• No requiere PC, licencias adicionales de S.O, cable o periféricos adicionales.
  
• Requiere menos entrenamiento de personal.
  
• Se aceleran los procesos del front office.
  
• Notoria reducción de costos operativos y los que se requieren para digitalizar documentos de manera descentralizada.

Caso
Tanto pequeñas, medianas y grandes empresas se ven en la necesidad de compartir información para el adecuado desarrollo de las actividades diarias de forma segura y eficiente, de forma local y remota.
Para ello, es necesario disponer de un sistema capaz de incorporar diversas herramientas, que dentro de un entorno seguro, permita gestionar documentos de forma adecuada, compartir información e interactuar en flujos de trabajo.

Solución y Ventajas
Axentria Portal es una plataforma de acceso web que integra procesos, personas y conocimiento, al poder contener distintos servicios de Axentria, permitiendo acceder a la información mediante navegadores web IE o Firefox desde puntos lógicos remotos.

Esta plataforma brinda un entorno altamente productivo para el usuario y para la empresa, al brindar acceso a distintos servicios, páginas y módulos, conjugando funcionalidad y simplicidad.

Mediante múltiples niveles de acceso al sistema e información, se obtiene mayor confiabilidad, seguridad y control de la información y participación de los usuarios.

Los usuarios podrán acceder a servicios licenciados como al gestor documental Axentria DM y al módulo de flujos de trabajo Axentria Workflow, así como también a participar en un ambiente de colaboración conjunta mediante Blogs, Wikis, Foros y herramientas como Anuncios, Contactos y Eventos.