Axentria^® DM gerencia de forma estruturada e desestruturada as informações documentais da empresa, a partir de documentos físicos ou de arquivos eletrônicos.

Oferece interfaces simples para a captura e gestão de documentos eletrônicos, em um ambiente seguro e controlado, que permitirá à sua organização o acesso e o compartilhamento instantâneo do conhecimento armazenado em documentos.

Tanto para documentos físicos como eletrônicos, Axentria^® fornece a capacidade de classificá-los e inseri-los de forma simples e rápida; seja desde as interfaces de digitalização e importação ou simplesmente salvando os documentos diretamente em Axentria^®, a partir de qualquer aplicação.

A partir das interfaces do sistema ou mediante os módulos de integração, os documentos estão à disposição dos usuários, que poderão visualizar, editar, criar novas versões, exportar e executar, entre outras possibilidades.

Vantagens e Benefícios

Maior Eficiência

Acesso aos documentos de forma imediata.
Controle das operações realizadas nos documentos.
Resolve pesquisas mediante índices, propriedades, exploração por pastas, ou contextuais.
Compartilha documentos com outros usuários de forma simples e eficiente.
Centraliza a informação simplificando backup e recuperação de dados.
Padronização e armazenamento consistente da informação.
Uma única interface para toda a documentação independentemente do seu formato ou origem.

Economia

Em recursos de armazenamento e backup, evitando a duplicação.
Diminuição de impressões e cópias substituindo-as por documentos digitais.
Diminuição do custo de manutenção e atualização da informação.
Utilização de sistemas de backup secundários econômicos como CD, DVD entre outros.

Segurança

Múltiplos níveis de acesso ao sistema e às informações.
Configuração de Grupos e Perfis de Usuários.
Suporte de documentos assinados digitalmente.
Monitoramento e auditoria dos eventos do sistema e das ações dos usuários.

Principais Funcionalidades

Entrada de documentos

Importação
As capacidades de importação de Axentria^® abrangem a possibilidade de adicionar indexação manual, indexação previamente definida ou também importar grandes volumes de documentos previamente indexados.

Digitalização
Digitalização de imagens utilizando interface TWAIN, permitindo classificá-los e indexá-los por tipo de documento.

Novos documentos
Axentria^® permite salvar documentos a partir de qualquer aplicação, como se fosse uma pasta de seu sistema operacional, permitindo definir a indexação e a localização na estrutura de gabinetes e pastas de Axentria^® DM.

Pesquisa e recuperação

Os múltiplos e potentes métodos de pesquisa permitem recuperar documentos, utilizando tanto a sua localização em pastas como as suas propriedades, sua classificação em tipos de documentos, a partir do texto contido nos documentos ou compor pesquisas complexas utilizando coringas e operadores booleanos.

Edição

Os usuários podem, dependendo de suas permissões, editar ou visualizar documentos para modificá-los, permitindo manter diferentes versões de um mesmo tipo de documento através do Check in – Check out.

Novos documentos criados ou editados em sua correspondente aplicação fora de Axentria^®, podem ser importados ou então salvos como uma pasta do sistema.

Integração

A integração com outros sistemas é parte essencial da arquitetura de Axentria^®, sendo acessível a partir dos módulos específicos para digitalização e consulta ou interagindo diretamente através de web services.

É possível, também, utilizar a informação existente nestes sistemas para realizar controles de existência de documentação, obter dados de indexação ou realizar validações.

Saída

As diferentes possibilidades para compartilhar documentos fora do sistema incluem: exportação, envio por e-mail, impressão ou geração de meios auto-contidos, onde junto aos documentos se distribui uma versão portátil de Axentria^® que permite realizar pesquisas.

Administração e Segurança

A partir da interface de administração, é possível configurar as diferentes possibilidades do sistema e delegar determinados perfis de administração.

Todas as atividades dos usuários no sistema deixam registros de auditoria. A interface de administração conta com capacidades de pesquisa que permitem localizar os acontecimentos de interesse e também exportá-los para o seu armazenamento ou para análise externa.

Todos os documentos no sistema podem ser protegidos de adulterações pelo uso de assinatura eletrônica. Esta opção alerta os usuários quando existe um documento cuja assinatura não confere no momento de ser recuperado.

Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Conheça como Axentria pode ajudar a gerenciar de forma eficiente os documentos

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