Check-out de documento
Operação previa à criação de uma nova de versão do documento. Após a obtenção dos resultado da pesquisa, pode-se realizar o Check-out para sua edição.
Esta ação marcará com um ID o documento, que será então utilizado por Axentria para identifica-lo, verificar sua existência e status.
Editar documento
Operação previa à criação de um novo documento a partir de outro.
Somente é necessário clicar duas vezes sobre o documento desejado para abri-lo e fazer alterações.
A manipulação de documentos em forma integrada desde as próprias interfaces dos produtos Microsoft Office® lhe permitem interatuar com o gestor documental de Axentria® em forma instantânea desde seu principal ambiente de trabalho, levando sua gestão a um novo nível de eficiência.
Sua interface simples e intuitiva permite ao usuário realizar várias operações como salvar novos documentos, criar novas versões dos mesmos, rascunhos, cópias e manter com bloqueio de edição, deixando todos estes indexados em Axentria®, permitindo também pesquisar e abrir documentos em de forma integrada.
Possíveis Operações
Por meio da simples interface, se pode:
- Criar novos documentos
- Criar documentos tomando como base diferentes planilhas pré-definidas
- Salvar documentos em desenvolvimento como rascunho
- Consultar documentos
- Gerar novas versões de documentos
- Administrar documentos vivos
- Publicar rapidamente novos documentos no gestor documental.
Principais Funcionalidades
Executar o gestor documental Axentria® DM
Salvar alterações ou criar novas versões
O controle de versão
Salve em Axentria® e manter em Check-out
É a maneira de realizar ingressos intermediários de um documento que se está trabalhando.
A opção de manter em Check-out o documento é ativada no momento de salvar o documento em Axentria® DM e somente ficará accessível ao usuário criador, enquanto não se faça o Chek-in do mesmo, criando uma nova versão do documento.
Salvar Rascunho
Permite realizar ingressos intermediários de um documento em evolução, sem criar uma nova versão do mesmo, sendo aplicado aos documentos no estado de Check-out e mantendo este estado até não realizar-se o Check-in.
Check-in de documento
Quando um documento está marcado com um ID, a opção de Check-in está habilitada, verificando sua existência no sistema e estado. Se existisse no sistema de gestão de documentos, gera uma nova versão do mesmo, e se não existir, se procede com a importação de um novo documento.
Salve documentos novos
Quando se seleciona a opção Salvar em Axentria, se procede à importação de um novo documento, solicitando os dados de indexação.
Criar novos documentos a partir de outros
Uma vez terminada a edição de um documento pré-existente, sem haver sido realizado o Check-out do mesmo, pode-se armazena-lo em Axentria® como um novo documento.
Os usuários têm duas formas de gerar novas versões de um documento. A primeira é através da realização de um Check-in usando as operações acima descritas.
A segunda é fazer coincidir com o nome, localização e tipo de documento, com o de um documento pré-existente em Axentria®.
Ambas as operações permitem que o usuário digite um rótulo descritivo para o mesmo.
Vantagens
Gestão de documentos vivos
Maior Produtividade
Redução do tempo de busca
Controle e segurança
A implementação de Axentria® para Microsoft Office® na sua organização implica a possibilidade de gerenciar em forma eficaz e simples os documentos que precisam de atualização constante.
Estes podem ser parte de um processo ou etapa de trabalho em um ambiente de desenvolvimento colaborativo, onde as diferentes pessoas podem contribuir conhecimento para obter documentos ricos em conteúdo.
Sua capacidade de criar, editar e salvar documentos, é aumentada por ter diferentes ferramentas para a geração de novos documentos a partir de modelos pré-definidos ou um documento pré-existente, além de compartir instantaneamente a atualização de um documento, novos documentos ou rascunhos salvos no gesto documental Axentria®.
O usuário pode otimizar seu tempo de trabalho em operações de pesquisa ou consulta, executando o gestor documental Axentria® DM desde a interface integrada de Axentria® para Microsoft Office®.
O controle do nível de acesso do usuário sobre diferentes documentos permite manter um ambiente de trabalho seguro, possibilitando um controle de mudanças e ações de auditoria.
Gestão integrada de documentos vivos
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